Depuis plusieurs années le thème de la gestion du temps, professionnel mais aussi personnel, me passionne. En 2010 j’ai trouvé beaucoup
d’informations à ce sujet sur des sites anglo-saxons dédiés au développement personnel. J’ai testé plusieurs systèmes pour améliorer sa productivité personnelle, et j’en ai extrait des règles de
bases, que je vais essayer d’appliquer consciencieusement en 2011.
Ce ne sont que des principes vus et revus, rien de révolutionnaire, mais le plus difficile n’est pas de les connaître et de les comprendre,
mais de les appliquer. Pour cela, il faut de la discipline et de l’endurance. Mais si l’on s’y tient, on progresse, on gagne en efficacité et on s’épargne bien du stress et de la fatigue. Voici
donc mes favoris :
Règle n° 1 : Se concentrer
Aucun système de productivité personnelle ne fonctionnera de manière durable si l’on n’est pas
concentré sur ce que l’on fait. Mettre en place des listes de tâches, des alertes automatiques, un journal d’activité, des post-its de toutes les couleurs etc… ne sert qu’à s’amuser et se
distraire si l’on perd de vue l’essentiel, qui est d’avancer dans son travail.
La concentration, à cette époque où l’on est constamment interrompu et distrait, doit se travailler de manière consciente et volontaire,
progressivement, petit à petit, comme un muscle. L’objectif est d’arriver à terminer ce que l’on a commencé, avoir la satisfaction de se dire
« ça, c’est fait » et même « tiens, c’est déjà fait ! », plutôt que de terminer la journée en ayant commencé des tas de choses mais rien terminé.
Il faut réussir à se préserver dans la mesure du possible des distractions et interruptions, qu’elles proviennent de l’extérieur ou de
nous-mêmes, et absorber son attention sur la tâche en cours. Lorsqu’on ne peut pas éviter une interruption (un coup de fil du Directeur, par exemple) on peut prendre deux secondes avant de
décrocher pour se créer un point d’ancrage dans la tâche en cours (surligner une phrase, noter 3 mots), qui nous permettront de retrouver rapidement le point de rupture ensuite.
Règle n° 2 : Tenir une liste de tâches
Pour être productif, il faut clarifier son espace mental. Pour le dégager de toutes les idées ou choses à faire qui y gravitent comme des
satellites, il faut noter les choses.
Avoir toujours à portée de main un « outil de capture », carnet, feuille, post-it, … et tenir une liste de tâche qui rassure car
elle permet de ne rien oublier. Attention, le plus difficile n’est pas de commencer, mais d’avoir la discipline de la mettre à jour régulièrement : tous les jours (le soir ou le matin), à la
mi-journée, toutes les semaines, à sa meilleure convenance.
Deux obstacles principaux amènent à abandonner cette habitude pourtant salutaire :
- Faire une liste de tâches mais ne pas les réaliser. Eh oui, les tâches que l’on a pas envie
de réaliser ne vont pas se dissoudre par miracle après inscription sur la liste. Le mieux c’est de les attaquer tout de suite sans se poser de question : ainsi elles disparaîtront vraiment.
Ou de les regarder en face, de se demander pourquoi elles ne nous attirent pas, et peut être trouver une autre solution (déléguer, transformer, décomposer, abandonner ?). La liste de tâches
doit être régulièrement retravaillée, purgée, recopiée, imprimée ; elle deviendra alors votre outil de travail indispensable.
- Abandonner la liste de tâches quand elles pleuvent : comme c’est satisfaisant de rayer
une tâche de sa liste ! Comme c’est décourageant d’en rajouter 10 en moins de temps qu’il n’en faut pour le dire… Dans ces moments où les tâches pleuvent, on peut penser que mettre à jour la
liste est une perte de temps et qu’il vaut mieux foncer et accomplir des choses au plus vite. Erreur ! C’est là qu’on perd de la visibilité, qu’on se met à stresser, et qu’on risque
d’oublier des choses.
Le première vertu de la liste de tâche est de nous permettre de bien identifier ce que l’on a à faire, puisqu’on doit décrire le magma des
« choses à faire » en mots.
Règle n° 3 : Identifier un plan de charge quotidien réaliste
Quand on regarde sa liste de tâches, on peut se sentir submergé et découragé au point de ne pas savoir par où commencer. Le risque, ici
encore, est de tout commencer et ne rien finir, et au bout du compte d’abandonner tout système de productivité et de sombrer dans la confusion stressante.
Dans une journée, au travail ou à la maison, un des plus gros mangeur de temps est : l’imprévu. Il faut en tenir compte et se fixer des objectifs réalistes. En début de journée, ou en fin de journée pour le lendemain, ou les deux, je détermine quelles sont les 3 ou 4 tâches prioritaires que je souhaite accomplir. Et je m’y tiens.
Longtemps, j’ai eu les yeux plus gros que le ventre et je prévoyais toujours 10 ou 15 « choses à faire » dans un journée. Résultat,
en fin de journée, je me sentais frustrée, découragée et inefficace. Vraiment, 3 ou 4 choses prioritaires, c’est suffisant. Mieux vaut avancer doucement et sûrement et avoir la satisfaction
d’avoir accompli ce qui était prévu.
Règle n° 4 : Commencer par LA tâche la plus important
Cette règle est issue des principes de Leo
Babauta de "Zen Habits" qui identifie chaque début de journée 2 ou 3 MIT (Most Important Things). C'est une règle simplissime et tellement efficace! Identifiez LA tâche prioritaire, commencez la
journée par elle, et concentrez vous dessus jusqu'à ce qu'elle soit réalisée, en limitant au maximum distractions et interruptions.
Quand c'est fait, on se sent tellement
satisfait, et on peut passer au reste avec un espace mental disponible.
Règle n° 5 : Utiliser son agenda
Un agenda bien tenu est le deuxième outil essentiel après la liste de tâches. Peu importe qu’il soit version papier ou électronique, que la
liste de tâches y soit incluse ou pas, l’essentiel est qu’il soit alimenté de manière exhaustive et consulté tous les matins. Cela évite le cauchemar du rendez vous oublié, que ce soit à vous de
vous déplacer, ou que quelqu’un se pointe dans votre bureau avec l’air assuré de celui qui a rendez vous, et que vous ne sachiez même pas qui cela peut bien être.
J’ai vécu les deux. Depuis, la première chose que je fais le matin (ou le soir, ou les deux) c’est de consulter mon agenda. Et
particulièrement le lundi matin pour avoir une vue rapide de la semaine.
L’agenda me sert également à donner de la perspective à ma liste de tâches en planifiant, sur
15 jours, les moments où je vais travailler sur telle ou telle tâche. En m’y tenant (encore une fois : concentration et discipline), j’arrive à faire coïncider ma liste de tâche et mon
emploi du temps, et cela a un effet très de-stressant.
Règle n° 6 : Regrouper les tâches par nature
Cette règle très simple permet de gagner beaucoup de temps. Si l’analyse de votre liste de tâches révèle que, de manière éparpillée, vous
devez rédiger 5, passer 4 coups de fil et préparer 2 comptes-rendus de réunions… regroupez les tâches de même nature : prévoyez une après-midi dédiée aux courriers, une heure pour les coups
de fil… Vous réaliserez le tout en beaucoup moins de temps que si vous ne regroupez pas. Il y a un effet d’entraînement, comme quand un cycliste est dans la roue d’un autre.
Règle n° 7 : Garder un bureau dégagé
Notre bureau est le reflet de notre espace mental. Si il est bien dégagé avec un seul dossier sorti à la fois, il sera bien plus facile de se
concentrer et de garder l’esprit clair.
Pour certaines personnes, c’est très facile et même évident. Pour d’autres (et je fais partie de ce groupe), c’est une lutte de chaque
instant, mais au bout de plusieurs mois d’entraînement intensif, on finit par basculer dans la première catégorie. Et encore une fois, sur le plan du stress, l’effet est magique.
Règle n° 8 : Garder un bureau dégagé
L'application de cette règle facilite grandement le dégagement du bureau, et fait gangner beaucoup de temps. On me l'a répété toute mon en
fance "quand tu prends quelquechose, remets le à sa place!". Mais inlassablement, je laissais traîner la dite chose à l'endroit où je l'avais utilisée... Il m'aura fallu... 30 ans avant de me
mettre réellement à appliquer ce principe basique...
Et vous, avez-vous des règles de productivité à partager ?
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